В соответствии со статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – «Федеральный закон № 125-ФЗ») документы по личному составу подлежат хранению в организациях в течении 75 лет (законченные делопроизводством до 1 января 2003 года) или 50 лет (законченные делопроизводством после января 2003 года) и необходимы для исполнения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, размере заработной платы и т.д. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в течении 75 лет.
Согласно статье 23 Федерального закона № 125-ФЗ при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (далее – «Архив»).
Документы по личному составу ликвидированных федеральных организаций, отнесённых к федеральной собственности в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ, подлежат передаче на хранение в федеральные архивы.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств организаций, передающих документы.
К документам по личному составу относятся:
- приказы по личному составу;
- лицевые счета по заработной плате и (или) расчётные ведомости;
- списки личного состава;
- тарификационные ведомости;
- табели учёта рабочего времени (при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда);
- акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним;
- книги учёта приёма, перемещения и увольнения работников;
- книги (журналы) учёта движения трудовых книжек;
- личные дела уволенных работников;
- личные карточки (Ф-Т2) уволенных работников;
- невостребованные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр.) и другие) документы, долговременные сроки хранения которых определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный № 18380).
Организации, не являющиеся источниками комплектования Архива, также передаются на хранение следующие документы постоянного или долговременного срока хранения, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:
- учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);
- документы о ликвидации организации (решение арбитражного суда, решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы);
- протоколы собраний акционеров (учредителей);
- штатные расписания (штатные расстановки), дополнения и изменения;
- списки акционеров;
- ведомости начисления дивидендов;
- документы о награждении работников (представление, наградные листы, протоколы вручения наград).
Приём документов от организаций Архивами осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007 регистрационный № 9059).
При работе с архивными документами организации руководствуются Правилами организации, хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, зарегистрирован в Минюсте России 07.09.2015 регистрационный № 38830).
В соответствии с действующими нормативными правовыми актами председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) обязан передать архивные документы на хранение в соответствующий Архив. Для этого необходимо обеспечить их сохранность и организовать:
- Поведение проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния, устранения обнаруженных дефектов.
- Информирование Архива о начале процесса ликвидации организации для проведения обследования состава документов, оказания необходимой методической помощи и решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов.
- Контактные адреса и телефоны муниципальных архивов районов, городов можно найти на официальном сайте управления Алтайского края по культуре и архивному делу: http://www.culture22.ru, раздел «Архивное дело».
- Проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и т.д.) для чего предусмотреть средства на их упорядочение при составлении сметы расходов по ликвидации организации.
- Необходимо учесть, что процесс обработки, описания и передачи на хранение документов по личному составу может быть длительным в зависимости от срока существования организации и объёма дел. Упорядочение документов может быть проведено силами работников организации или с помощью сторонних специалистов на штатной основе, в том числе специалистов КГКУ ГААК, Перечень и расценки платных услуг, предоставляемых КГКУ ГААГ, размещены на его официальном сайте (www.archiv.ab.ru).
- Составление описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним.
- Представление описей дел на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГКУ ГААК или муниципального архива.
- Передачу по акту приёма-передачи архивных документов на хранение в соответствующий Архив (для негосударственных организаций – с заключением договора о передаче документов).
Меры ответственности за нарушение требований архивного законодательства предусмотрены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (статьи 13.20, 13.25), а также Уголовным Кодексом Российской Федерации (статья 325).
